台湾旅行の場合、予約や問い合わせは代表者である幹事が行います。
私も実際に団体の台湾旅行の幹事になり、旅行日程等の概要が決定したので予約金（申込金）を入金する所まで完了しました。
予約金の入金が済んだら、次は旅行の申込み書類を旅行代理店に提出しなければなりません。
先日、参加人数分の台湾旅行のパンフレットを受け取りに行きましたが、その時に旅行代理店の方に旅行の申込書類を渡されてました。
私自身海外旅行には社員旅行でしか行った事がなく、その時の手続きの事も全く覚えていないのですが、旅行の申込書類は個人で必要事項を記入して提出する必要があるのです。
という事で幹事の人は「旅行参加申込書」を旅行参加者に発送又は直接渡さなければなりません。
私の場合は、旅行に参加される方達が頻繁に会う人ではなかったので郵便配送にしました。
また、旅行代理店の手続きの問題もあるでしょうが「旅行参加申込書」は受け取ってから一週間から10日程で、旅行代理店に提出する必要があるようでした。
ちなみに、早く提出する理由として「手続きに名前等の必要事項が必要なので」という事でした。
しかし「予約時に名前と苗字、ローマ字読み」を提出したのでそれで手続きはできるのでは？」と疑問に思いましたが、あまり詳しく聞いても迷惑だと思ったのでそこは確認していません。
とにかく「旅行参加申込書」は早めに提出する必要があるようなので、書類を幹事の所で止めておかないように注意しましょう。
また補足ですが、「旅行参加申込書」にはパスポート番号等の情報を記入する必要があります。
仮にパスポートの手配等がまだな場合には、その記入欄は未記入での提出するように促されました。
パスポートの情報については、後日何らかの形で旅行代理店の方に伝えるやり方が一般的なようです。
私の場合ですが「旅行参加申込書」を受け取った時点で、実際の旅行まで1ヶ月半以上期間が空いていました。
パスポートの情報を開けたままで、提出したら後日パスポートの情報を送り直す手間が掛かってしまいます。
こういう二度手間がある場合でも、早めに書類を提出しなければいけない手続きの流れはどうなのでしょうか。
私的には、この点は正直疑問に思いました。
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