例えば飲み会等のイベントの幹事を引き受けた場合、どんな心得が必要なのでしょうか。このホームページでは10年以上の幹事経験のあるHP管理人が過去の失敗から得た教訓をご紹介していきます。
まず最初にご紹介するのは「幹事の心得【幹事の仕事で失敗しない5つの方法】」です。今現在、幹事の事で悩んでいる方や、これから幹事をするという方のお役に立つ事ができれば幸いです。
■幹事の仕事で失敗しない7つの方法
【1】有能もしくは従順な腹心が必要
【2】参加者の意見を取り入れよう
【3】情報収集が大切
【4】事前準備で9割が決まる
【5】有力者を喜ばせよう
【まとめ】幹事のご褒美
ひとえに幹事の仕事と言っても色々な仕事が存在します。始めて幹事をする場合には何をすれば良いのか迷ってしまうものです。
また、幹事の経験が何回かあってとしても、人間は同時に様々な仕事をする事はできないので、一人で幹事をするのは大変です。そんな時に心強いのが有能な腹心、もしくは従順な腹心です。
この場合の有能というのは、頭が良いという事ではありません。どちらかと言うとコミュニケーション能力の高い腹心が必要です。
何事も同じですが、物事には唯一の正解という物はありません。大切なのは1つの判断基準を作ってイベントの成功に向かって準備する事です。
そんな時にこんな腹心や右腕、スタッフがいると大変です。
「幹事の言う事を聞いてくれない」
「いちいちもっともらしい意見を言って準備を妨げる」
「勝手に自分がリーダーシップを取り出す」
「現実性のないアイデアばかり提案してくる」
「イベントを自分に利益のある方向へ誘導する」
幹事の仕事を誰かに手伝ってもらう場合は、サポート役やスタッフに上記のような人がいないかチェックしましょう。
もし上記に紹介したような人がいた場合には「現在進行しているイベントの趣旨」「幹事である自分の運営方針」「イベント立案の場合の企画採用の選択基準」等を説明しましょう。
幹事の考えやイベントの運営方針を理解してもらえれれば、他人に協力してもらう際に多少はスムーズに準備が進むようになると思います。
イベントや飲み会を開催する際に、イベント開催まで時間的な余裕がある場合には、参加者に意見やアンケート等を取るようにしましょう。
参加者の意見を取り入れる事により、参加者の中にイベントに対する思い入れを作る事ができます。結果的にイベントの参加者が「私の意見が採用されたイベントなのでうまくいって欲しい。」と思うようになります。
つまりイベント参加者の中に幹事（イベント運営者）側の人間を作る事ができます。この人は幹事にとっは非常に大切な人間となります。
イベント参加者の中にイベントを盛り上げる人がいたら幹事にとっては、これほど心強い事はありません。例えが悪いかもしれませんが、イベント参加者に「サクラ」を潜りこませたようなものです。
極端な話ですが、イベント参加者の意見を取り入れれば取り入れる程、イベントに協力してくれる人が増えると考えられます。ぜひ幹事の方はこの方法を活用してみてくださいね。
イベント等の幹事の役割は参加者に喜んでもらう事だと言えるでしょう。では、どのようにすればイベント参加者に喜んでもらうようなイベントになるのでしょうか。
それには、やはり情報収集が重要になってきます。「情報収集」と言うと今どんなイベントが流行しているのだろうとか考える人もいるかと思います。
確かにイベント内にトレンド的な要素を取り入れる事も重要です。ですがその前に集めておきたい情報があるのです。
それは「イベント参加者の好みを知っておく」という事です。極端な例でお話をすると「小さな子供」に対しては当然ですが難しい内容のイベントはNGです。単純に「うん◯」「ちん◯」とか馬鹿な言葉が飛び交うようなイベントの方が子供は喜ぶでしょう。
このような事を言うと「当たり前でしょう」と思われる方もいるかもしれませんね。ですが、イベント参加者の年齢層や性別、好みをちゃんと考慮してイベントの企画を作るのは案外大変なものです。
例えば職場などの飲み会の場合はどうでしょう。若手の社員から初老の役員、女性社員の方等色々な属性の方が集まっています。こういう場合ですと皆が喜ぶような催しをするのが難しくなってきます。
なにせ、皆「性別、年齢、好み、嫌いなもの、考え方」が違うのですから。こういう場合にはこの「異種格闘戦」を逆手にとって、世代別クイズという方法もあるかもしれません。
私が過去に会社の催しでやった事で人気だったのは、社内や会社関係者の子供の頃の写真を用意して「この人は誰」というクイズです。
またもっと簡単なクイズにしたい場合は、同じく社内や社外の人の写真を利用してシルエットクイズを作る事でしょうか。私も実際にクイズにした事はありますが、思いの他盛り上がるクイズです。
では、なぜこのようなクイズが喜ばれるかというと、参加者全員が知っている、又は興味のあるネタだからです。つまり情報収集で大切なのは「参加者全員が興味があるネタ」を探す事にあります。
幹事の方は是非、情報収集する時には「参加者全員が興味があるネタ」を探すように心がけてくださいね。
イベントの開催は事前準備が非常に重要です。10人前後のイベントの場合には1ヶ月前から準備が必要でしょうし、40人以上だと2ヶ月以上前からの準備が必須でしょう。
例えばイベントの際に幹事がする事は下記のような事があります。
【A】イベントの立案
【B】参加人数の予測
【C】開催場所（会場）の確保
【D】参加者募集の告知
【E】イベントの仕込み
【F】参加者の集計（ドタキャンの場合には、その確認と調整）
【G】会費の徴収
【H】イベントあいさつ
【I】閉会のあいさつ
【J】2次会がある場合には2次会の手配
【K】必要があれば、イベント参加者へお礼のメール等
実際には【A】～【F】が事前準備ですが、思いの他やる事が多い事に驚くのはでないでしょうか。また予定が決まっていない相手へのイベント告知の場合。告知がイベント開催日の直前になってしまうと、告知した人の予定が既に入っているという場合も珍しくありません。
つまりイベント参加者が集まらないという結果を招く確率が高くなります。人が集まらないイベント程さえないものはありません。
こういう結果を招かない為にも、イベントの準備は可能な限り早めに始める事が重要になってきます。これから幹事をするという方は是非気をつけるようにしてください。
イベントに限らず、人が集まった場合にその場の空気を支配するのは、やはりその場の一番偉い人だと思います。
その場の一番の有力者の機嫌が悪いと、その場の空気がピリピリしたものになるものです。飲み会やイベントに関しても同じ事が言えるでしょう。
つまりイベントの幹事としては、イベント参加者の中で一番偉い人、一番の有力者が機嫌よくいられるようにする事が重要です。
その為の工夫もするようにしましょう。例えば、その人が名誉欲や自己顕示欲が強い場合にはその「イベントの挨拶」をお願いするという方法も有効です。
また、有力者の方が「楽しい飲み会に参加する事が楽しみ」という場合もあります。その場合には、会場が盛り上がる企画を用意するば良いので簡単かもしれません。
この場合「【5】有力者を喜ばせよう」も「【3】情報収集が大切」と同じでその有力者の性格や好みを知る必要があります。
幹事の方はイベントの企画、情報収集と確かに色々と大変です。ですがイベントを成功させた暁には下記のようなご褒美が手に入ります。
「イベントをやり遂げた達成感」
「イベントの計画能力や実行能力の向上」
「イベント参加者の人脈」
「組織内での地位向上」
幹事は面倒な事だけ多いと思われがちですが、色々な副産物を手に入れる事が可能です。今から幹事をするという方は、その辺りを念頭に入れて幹事を頑張って成功させて下さい。