「幹事」をやった事がない人には分からないと思いますが、実際に任されると大変なものです。私もこれまで20回以上色々なイベントの幹事をさせてもらいました。
私が一番最初に「幹事」をする事になったきっかけは、以前務めていた会社のイベントでした。その会社は10人程の規模の会社で、私が幹事をしたのはその会社の忘年会でした。
その会社では、ちゃんと忘年会をする会社だったので、私はビンゴゲームを企画しました。もう10年以上前の話なので、記憶が定かではありませんが、社員全員にプレゼントを用意して貰ってそれを景品にしたように記憶しています。
その時は、副幹事と参加して下さった社員の人のご協力もあり、楽しい忘年会を開催する事ができました。その時に参加して下さった方に喜んでもらえた事をきっかけに、今も時々幹事をさせてもらっています。
このホームページを訪れている方は、たぶん幹事をした事がある方や、これから幹事をする方がほとんどだと思います。幹事をされた方は分かると思いますが、幹事は本当に大変な仕事です。
飲み会の幹事も、それなりに大変ですが、イベント用のクイズなどを企画すると前日に徹夜になるという事もよくある事です。
ですが、幹事が参加者に喜んでもらおうと色々すれば、それが参加者に伝わって喜んでもらえるものです。
もしこれから幹事をする方や、初めて幹事をする方は事前準備で時には嫌になる事もあると思います。
そんな時には是非イベントが終了して「参加してくれた人が喜んでいる姿」や「幹事さんお疲れさまでした。お陰さまでイベント楽しかったです。」と言ってもらえた事を想像して頑張ってください。
最後に「幹事」とはイベント参加者に「イベントに参加して楽しかった」と感じてもらえるように、準備をする仕事だと思います。
イベントの一部の参加者には幹事の大変さが理解してもらえず、苦しい事もあるでしょう。ですが幹事はそういう人に同調して心を乱してはいけません。実際そういう人の多くは幹事の仕事の大変さに思いをはせる事のできない貧しい心の人がほとんどです。
そういう人は是非ともあなたの反面教師にして下さい。そして、仮にその後もそういう人達に違和感を覚える場合には、その人と距離を置くようにしましょう。
幹事はイベントで皆に楽しんでもらわないといけません。その為には幹事はいつもニコニコしている必要があります。イライラさせる人に近づかないという事も幹事の仕事の1つです。
イベントの幹事をしていると「人が集まらない」という時もたまにあると思います。私にもそんな経験は何回かありますが、そんな時は幹事はどうしても落ち込んでしまうものです。
そこで、今回はそのような事態に陥らない為に、知っておくべき「幹事の知っておくべき事前知識と対処法」をご紹介したいと思います。
私は過去に幹事を20回以上は経験していますが、私の経験上「人が集まらない時」にはその原因が必ずあると思っています。それは大別すると以下のような原因になります。
■人が集まらない3つの原因 +【その他】
【1】企画の内容
【2】スケジュール調整
【3】幹事の知名度や認知度
【その他】ただの思い込み
イベントに人が集まらない原因の1つとしてあるのは、イベントの企画内容が参加する側から見て「参加したい」というものではない場合が考えられます。
「そのイベントは招待された人が喜ぶようなイベントになっていますか？」こう聞かれて胸を張って「はい」と答えられるようなイベント企画にする事が幹事にとって最も重要です。
また、こういった事態に陥らない為には、参加予定者又は招待したいと思っている方に事前にアンケートで希望を聞いておくという事が以外と効果的です。
人間の心理的に「自分の希望が取り入れられたイベントには、出席したい」と思うのが一般的です。また「自分の意見や希望が取り入れられたイベントは是非成功して欲しい」という心理も働きます。
つまり、参加者をイベント運営者側に引き込む事ができるのです。イベントの幹事はどちらかというと孤独な存在です。一人でも多く仲間がいる事に越した事はありません。
ですが、ここで気を付けないといけないのは、参加者の意見を取り入れすぎて「イベントの趣旨」が変わってきてしまう事です。
例えば、チャリティーや募金が目的のイベントを、参加者に喜んでもらう為とはいえお金をかけて豪華盛大にしたのでは本末転倒ですよね。
その辺りの主導権は幹事がうまく握って、イベントの企画を練り上げる事が重要です。
これはイベントを開催する時、幹事が一番頭を悩ませる原因の1つです。例えば大学生の方は社会人に比べ比較的スケジュール的に余裕があると思います。なので飲み会をする際には、ある程度人を集めやすいと思います。
ですが、社会人の場合はそうもいきません。特に家庭や子供持ちの方は日曜日でも空いている日が少ないものです。
こういう方向けにイベントの告知をすると、ほとんどの人が参加できないという場合も出てきてしまいます。また、イベントの当日に「参加するはずの人がドタキャン」という事も珍しくありません。
では、このように忙しい社会人向けのイベントの場合はスケジュール調整はどうすればいいのでしょうか。私がオススメするのはnitteichousei/”>スケジュール調整サービスについては、別ページで詳しくご紹介していますので、そちらをご参照下さい。
これも、イベントを開催する場合には重要事項となります。例えばあなたが日頃大変お世話になっている人から
「○○さんにピッタリのイベントを開催します。私が幹事なので是非参加してみてください。」と連絡が来たらどうでしょうか。
あなたは余程の事情が無い限り、喜んでイベントに参加するか、付き合いでイベントに参加するのではないでしょうか。
ですが、全然面識のない人からこのような案内が来たらどうでしょう。たぶん、あなたはこの招待状を無視するのではないでしょうか。
このように幹事（招待する人）によってもイベントの参加率は大きく変わってきます。では自分自身が幹事をする場合、あまり知らない人にイベントの案内をする場合にはどうすればいいのでしょうか。
実はイベントの招待や案内を出す前にある事をすると、招待状の反応率（イベントの参加者数）が格段に高くなる事をご存知でしょうか。
そのある事とは・・・イベントに招待する人や、招待するグループに影響力を持つ人に事前に連絡を入れてもらう事です。
ですが、考えようによっては、そのような有力者の方の手をわずらわせるのは、ちょっと失礼かもしれないですよね。
そんな場合には、事前に文章を作成しておいて、それを案内文に使用していいか確認する方法もあります。もしかしたら無理な場合もありますが、どうしても人を集めなければならない場合には試してみるのも手ではないでしょうか。
※当然ですが、そのような事をした場合には、後日何かしらの形でその方にお礼をする事を忘れてはいけません。
最後に、イベントに人数が集まらないのはただの思い込みの場合があります。あなたは、こういうお話をご存知でしょうか。
これはマーケティングのお話になってしまいますが、一般的にイベントの告知をした時の反応率は0.1～1％と言われています。つまりイベントの告知を1000人にしたとしても、その参加者は1～10人程だという事です。
こういうお話をすると「いやいや、そんな事ないでしょう。実際に私が幹事をするともっと人が集まりますよ。」とお思いになる方もいるでしょう。
これは一体どういう事なのでしょうか。それは、あなたが幹事をしてイベントをする場合には、そのグループの人や招待する人と顔見知りだからです。ですが、その場合でもイベントの反応率は1～10％ぐらいだと考えておいた方がいいでしょう。
これは、あなたが幹事をして知り合いに告知をした場合100人にイベントの招待状を出すと1～10人の人がイベントに参加してくれるという事です。
この数字は、あなたの「親密度」「信頼度」「貢献度」「知名度」が高くなるに従って高くなります。
つまりあなたが幹事をした際に、イベントの反応率が1～10％以上なら、あなたの人気が高いという事です。またその逆ならあなたの人気はそこまでではないのかもしれません。
これは一般的な指標なので絶対ではありませんが、幹事をする際には必要な予備知識なので是非頭に入れておいてください。
会社のイベントの場合等は、会議の時などに社内の仕事のスケジュールなどを確認して開催日を決定する事が可能です。（この場合にも複数の候補日を上げて、どの日が良いかを確認する必要はあります。）
ですが、メールやラインなどで連絡をとる間柄でのイベント開催はこうもいきません。ラインのグループ機能などを使うのも一つの手ですが、一人ひとり予定を聞くのは非常に面倒な作業になります。
こんな時に非常に便利なツールがネット上には存在します。私が普段好んで使っているスケジュール調整ツールは「伝助」です。
この「伝助」は複数の候補日を設定して、参加して欲しい人に案内を出すだけです。但し、この時には「スケジュール確認用のURL」を添付する必要があります。
ラインのグループ機能と組み合わせれば、グループトーク内に「スケジュール確認用のURL」の案内を出せばいいだけなので非常に便利に使えます。
例えば下記のように、複数の方のスケジュールんお確認ができます。
■スケジュール調整サービス「伝助」
↓↓↓
http://www.densuke.biz/
そんなに難しいスケジュール確認ツールではありませんが、ウェブに慣れてない方は使い方が分かりにくいという方もいるかもしれません。
そんな方の為に、下記のような文章を添えておくと親切だと思います。「伝助」の場合、注意事項等の文章は表の上に表示できるような仕組みになっています。
【スケジュール確認の場合】
●お手数ですがスケジュールのご記入をお願いします。
【スケジュールの記入の仕方】表の下記に自分の名前を記入し「新規追加する」ボタンを押すと記入ができます。
【出欠確認の場合】
●お手数ですが出欠のご記入をお願いします。
【出欠の記入の仕方】表の下記に自分の名前を記入し「新規追加する」ボタンを押すと記入ができます。
「伝助」は個人のスケジュール記入後も個々人でスケジュール変更が可能です。イベント内容的に人数の確定が必要な場合にはスケジュール記入や変更の締切を設けましょう。
また、あまり考えにくい事ですが、「伝助」は他人のスケジュールも変更できるので、そういうイタズラも起こりえます。あくまで可能性のお話ですが、参考までに。
幹事をする際に迷うのが「領収書」が必要か、それともいらないのかです。これは非常に難しい判断かもしれません。それは「領収書」のいるいらないかはケースバイケースだからです。
例えば下記のような場合には領収書はいらないでしょう。
・大学生など学生で飲み会をする場合
・コンパなどをする場合
・会社内で仲の良いメンバーで集まる場合
等
しかし下記のような場合には判断に迷います。
・個人事業主や会社経営者が集まる飲み会
・セミナー後の懇親会
・業種がまちまちな人があつまる懇親会
等
上記のように判断に迷う場合には、イベントや懇親会の料金を人数で割り、人数分の領収証を用意するようにしましょう。
特に個人事業主や小さな会社の場合には、領収書があった方がいいという方は多いものです。何故かと言うと、仕事に関係のある集まりや懇親会の経費は仕事の経費として会計の処理をする場合があるからです。
領収書を用意して参加者全員に渡す。これって幹事の側からすると、少し面倒な作業って思いがちですよね。しかし、少し考え方を変えてみると良いでしょう。
その人は自分の企画したイベントや飲み会に忙しい中わざわざ時間を作って参加してくれた方ですよね。では、もし自分が幹事のイベントや飲み会に人が集まらなかった場合を想像しましょう。非常に変な汗が出てくると思います。
そう考えると、参加者の方にそれぐらいのお礼や気遣いはしても、良いのではないでしょうか。
また、イベントや飲み会等の幹事に関わらず、何をするにしても人の最後の印象は大切なものです。そして領収書というのはイベントや飲み会の最後に参加者に手渡しするものなので、この行為であなたの最後の印象がグッと良くなる事が考えられます。
たかが「領収書」されど「領収書」。以外と軽視されがちですが、領収書を参加者に渡すのは幹事の最後の大仕事だと考えて、その仕事を全うするようにして下さいね。
例えば行楽シーズンにベーベキューをする際、団体10名以上になると車2台以上での相乗りが必要となります。近場の場合にには車を出してくれた方にお礼を伝えれば、まあ良いですよね。
しかし、往復で何時間もかかる距離の場合は話は別です。ガソリン代を人数分で割って運転手さんにお支払いするのが良い方法でしょう。
ですが、車ごとで運転手さんにお金を渡すのは、車の運転手さんは凄く気を使う事になると思います。もし相乗りのした方がうっかりガソリン代をを払い忘れたとしても運転手さんはお金を請求するのは難しいでしょう。
こんな時に幹事の方が全ての会費を集める方式の場合には、ガソリン代込みの会費を徴収して運転手さんにガソリン代を渡す方式の方が後々角が立つことがなく良いでしょう。
このガソリン代に関しては幹事の独断と偏見で金額を決定して問題はないと思います。ですが、仮にガソリン代の算出方法を聞かれた際にシドロモドロになると良くないと思います。
確かに性格的に「幹事の独断と偏見で」とキッパリと言えるキャラクターなら問題はありません。しかし仮にそうでない場合には、ガソリン代の算出方法を決めておいた方が安心です。
という事で私が幹事をした時のガソリン代の算出方法をご紹介します。ガソリン代の算出方法は下記の通りです。
※走行距離200km（往復100km）の場合
■車代（ガソリン代）
167円×（100÷20＝5）＝835円
往復 835円×2＝1670円（約1700円）
【解説】
1リッターあたりのガソリン代167円×（走行距離100km÷燃費20km＝100km走るのに必要なガソリンは5リッター）＝835円（片道のガソリン代）
※ガソリン代＝1リッター167円
※ガソリン料金集計期間（2014年7/4～7/10）レギュラーガソリンの値段
※普通自動車の燃費1リッターあたり20kmで計算
このガソリン代は厳密である必要はないと思いますが、車を出してくれている方はガソリン代と運転手を負担してくれているのですから、できるだけ運転手さんが得をするような計算方法にする方が良いでしょう。
車や徒歩で移動する際、まず知りたいのは「目的地までの距離の出し方」ですよね。最近ではインターネットで一発でそれが分かります。
もちろんカーナビなら一発なのですが、カーナビがない場合には便利な方法です。
私の場合は車で遠出をする場合には、目的地までの所要時間を知りたいと思います。所要時間を知るには出発地点から目的地までの距離が分かれば大体の予想がつきますよね。
私はよく下記のようなホームページで目的地までの距離を計算してもらいます。
■運転コース・運転距離を調べる事ができます。
↓↓↓
http://www.chireki.com/earth/route.php
（googleマップAPIを利用して２地点間の運転コースを検索をすることができます。）
ちなみに上のツールは車での移動時間も教えてくれます。有料道（高速道路）と一般道を使った場合の両方の「距離」「ルート」「移動時間」が算出されるので超便利ですね。
移動距離が分かれば、ガソリン代を計算する事ができるので、時間と経費（お金）のコストが分かりますね。